Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune

Frederiksberg Kommune
Social-, Sundhed og Arbejdsmarkedsområdet,
Visitationsenheden, Hjælpemiddelcentret

(i det følgende kommunen indgår kontrakt med)

   Navn
Adresse
CVR.

(i det følgende leverandøren)

Opgavevaretagelse

Leverandøren har indgået kontrakt med Frederiksberg Kommune efter godkendelsesmodellen. Leverandøren er godkendt til levering af: Praktisk hjælp. Personlig pleje og omsorg

§ 1. Opgaven

• • 1.1 Leverandøren er forpligtiget til at levere visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune til de borgere, der vælger leverandøren.
  • 1.2 Hjemmehjælpsydelser tildeles, som hovedregel, borgeren efter en forudgående visitation. Derudover kan der være akut opstået opgaver, som ligeledes skal varetages. Det er kommunens Visitationsenhed, der foretager visitation i henhold til Serviceloven §83.
  • 1.3 Resultatet af Visitationsenhedens afgørelse, og hermed de visiterede hjemmehjælpeydelser til den enkelte borger, fremgår af oplysninger i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care) hvilket danner grundlag for de leverancer leverandøren skal yde.
  • 1.4 Leverandøren er forpligtiget til at levere de visiterede hjemmehjælpsydelser i overensstemmelse med denne kontrakt, tilhørende bilag samt den til enhver tid gældende kvalitetsstandard.
  • 1.5 Visitationsenheden kan til enhver tid ændre den enkelte borgers ydelser. Såfremt dette sker, vil leverandøren med det samme modtage underretning herom via advis i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care).
  • 1.6 Kommunen godkender løbende leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje og omsorg. De godkendte leverandører offentliggøres i fritvalgsdatabasen sammen med de priser, som kommunen afregner efter.

§ 2. Generelle betingelser i relation til borgeren

• • 2.1 Borgere visiteret til hjemmehjælp, kan frit vælge leverandør. Borgeren kan således vælge mellem leverandøren, kommunen eller én af de øvrige kontrahenter godkendt som leverandører af hjemmehjælp, i henhold til Servicelovens §§ 91 og 92. Dette betyder, at leverandøren ikke er garanteret et fast timetal eller en fast omsætning.
  • 2.2 Når borgeren har valgt, hvem der skal være leverandør, meddeler borgeren dette til Visitationsenheden. Borgeren kan frit skifte mellem leverandører. Hvis borgeren ønsker at skifte, skal det ske med et varsel på 14 dage. Varslet sendes til Visitationsenheden, der samme dag videresender dette til de involverede leverandører. Denne bestemmelse gælder også ved borgerens midlertidige overgang til ”Træning til Hverdagen”, og hjælp i henhold til Servicelovens § 86 stk. 1.
  • 2.3 Hvis afgørelsen kun omfatter praktisk hjælp, undtaget hjælp til ernæring, skal hjælpen kunne påbegyndes senest 5 hverdage efter leverandøren har modtaget aftalen.
  • 2.4 Hvis afgørelsen omfatter personlig pleje og omsorg, og eller mad skal hjælpen kunne påbegyndes senest samme dag, som leverandøren har modtaget besked herom. Undtaget herfra er ydelser, der ikke skal leveres hver dag.
  • 2.5 Borgeren skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren. Borgere, hvis hjælp kun omfatter praktisk hjælp, skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren indenfor tidsrummet 8.00 – 15.00. Borgere, som modtager personlig pleje og omsorg, skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren indenfor den tidsramme, der defineres af døgnets første og sidste leverance.
  • 2.6 Såfremt borgeren aflyser en aftalt leverance, skal dette ske til leverandøren senest dagen før den aftalte levering og indenfor tidsrummet 8.00 – 15.00.

§ 3. Forpligtelser i forhold til kontakt til borgerne

• • 3.1 Hurtigst muligt, dog inden for fem hverdage efter borger har fået tildelt hjælp, skal én af leverandørens ansvarlige medarbejdere kontakte borgeren, og aftale fremtidige leveringstidspunkter af de visiterede ydelser.
  • 3.2 Hvis leverandøren i forbindelse med leveringen af hjemmehjælpsydelserne, eller på anden måde, observerer ændringer i borgerens generelle helbredstilstand, skal disse omgående meddeles Visitationsenheden. Tilbagemeldingen skal ske på den måde som kommunen, til enhver tid, bestemmer.
  • 3.3 Visitationsenheden vurderer løbende evt. ændringer af borgerens behov. Disse revurderinger kan give anledning til ændringer af de hjemmehjælpsydelser borgeren visiteres til. Eventuelle ændringer af denne art fremsendes særskilt til leverandøren. Ændringer af denne art betragtes ikke som en ændring af kontraktforholdet mellem leverandøren og kommunen.
  • 3.4 Såfremt leverandørens medarbejder, ved et aftalt besøg, ikke kan komme i kontakt med borgeren, skal medarbejderen/leverandøren omgående undersøge årsager til fraværet, herunder kontakte Visitationsenheden, pårørende og/eller Frederiksberg Hospital/Bispebjerg Hospital. Såfremt dette ikke giver resultat, er leverandøren forpligtet til at kontakte politiet med henblik på rekvirering af låsesmed. Udgiften forbundet hermed er et anliggende mellem borgeren og leverandøren, herunder også en evt. ventetid for leverandørens medarbejder.

§ 4. Leverandørens forpligtelser til brug af Kommunens omsorgssystem

• • 4.1 Private leverandører er forpligtet til at indberette følgende oplysninger i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care) i henhold til arbejdsgangsbeskrivelserne (se bilag 2) så som: Holde hjemmehjælpsjournalen ajour med indgående advis dagligt. Sende besked via advis til Visitationsenheden, hvis der er ændringer i borgerens tilstand, når det er relevant. Disponere visiterede ydelser. Indberette afvigelser. Manglende overholdelse af de nævnte punkter kan betragtes som væsentlig misligholdelse og føre til ophør af kontrakten, jf. kontrakten punkt 18. Misligholdelse.
  • 4.2 I forbindelse med indberetning i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care) leverer Frederiksberg Kommune, IT-afdelingen følgende: Adgang til Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care), brugervalidering via SMS Passcode – sikker forbindelse (citrix secure gateway – SSL kryptering), brugeradministration og brugersupport. Private leverandører er forpligtet til at afholde følgende udgifter: Årlige omkostninger på 1.840,00 kr. plus moms pr. leverandør til Frederiksberg Kommunes IT-afdeling for drift og brugersupport (2010 prisniveau). Årlige omkostninger på 300,00 kr. plus mons pr. leverandør for SMS Passcode (2010 prisniveau).
  • 4.3 Private leverandører er forpligtet til at sikre øvrige vilkår: Nyansatte medarbejdere hos leverandørerne er forpligtigede til at deltage i et tre timers introduktionskursus til Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care), afholdt af Frederiksberg Kommune og efterfølgende gøre anvendelse af de gennemgåede procedurer og retningslinjer. Frederiksberg Kommune betaler for introduktionskurset. Private leverandører er berettiget til at få oprettet brugere i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care). Private leverandører er berettiget til, at brugere kan kontakte brugersupport. Løbende uddannelse tilbydes ved deltagelse i Kommunes generelle uddannelse i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care).

§ 5. Samarbejde

• • 5.1 Der er udarbejdet en arbejdsgangsbeskrivelse (se bilag 2) som generelt beskriver samarbejde og kommunikationen mellem Visitationsenheden og leverandører. Herunder krav til dokumentation og indberetninger af data i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care) i forbindelse med tilbagemeldinger.
  • 5.2 Leverandøren skal ved behov kontakte Visitationsenheden mandag – torsdag kl. 08.00 – 15.30 og fredag 8.00-13.00. Dette kan ske via advis i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care) og ved akut opstået behov via telefon og e-mail.
  • 5.3 Får borgeren behov for en hjemmesygeplejerske skal Visitationsenheden kontaktes mandag til torsdag kl. 8.00 – 15.30, fredag kl. 8.00-13.00. I øvrige tidsrum, i weekender og på helligdage skal Frederiksberg Kommunes Hjemmepleje kontaktes på telefon 38 21 33 00. For borgere der bor i ældrebolig med sygepleje og tryghedskald skal det tilhørende plejehjem kontaktes.
  • 5.4 Opstår der behov for hjælpemidler eller bliver det aktuelt med reparation af hjælpemidlerne i borgerens hjem, skal borgeren selv rette henvendelse til Visitationsenheden mandag til torsdag kl. 8.00 – 15.00, fredag kl. 8.00-13.00. Såfremt Leverandøren skønner, at borgeren ikke selv kan overskue denne kontakt, skal Leverandørens medarbejder være borgeren behjælpelig hermed.
  • 5.5 Opstår der behov for arbejdsredskaber så som lift, plejeseng m.v., kontaktes Visitationsenheden som vurderer og bevilliger efter behov. Ergonomivejledning sker i eget regi.
  • 5.6 Leverandøren har mødepligt til de af Kommunen indkaldte informationsmøder.

§ 6. Fleksibilitet

• • 6.1 Leveringen af ydelserne er omfattet af fleksibel hjemmehjælp, jf. Servicelovens § 94 a.
  • 6.2 Det antages, at borgeren i nogle tilfælde kan have ønske om, at dele af den samlede visiterede tid anvendes på anden måde. Leverandøren skal kunne imødekomme et sådan ønske såfremt medarbejderen vurderer, at det er fagligt forsvarligt. Fleksibel hjælp kan kun spares op ved borgerens ferie og andet fravær, indenfor samme uge, som ydelsen er visiteret.
  • 6.3 Der kan ikke umiddelbart sættes rammer for, i hvilken grad disse fravigelser er acceptable. Der kan således ikke fastsættes en tidslig afgrænsning af borgerens adgang til fleksibilitet. Det forudsættes, at fleksibiliteten ikke må antage et omfang, hvor hovedformålet med den tildelte hjælp fraviges over tid.
  • 6.4 Det bemærkes, at anvendelsen af fleksibel hjemmehjælp skal aftales direkte mellem medarbejder og borgeren, dette skal dokumenteres i Kommunens omsorgssystem ( på nuværende tidspunkt: KMD Care). I tvivlstilfælde skal leverandørens medarbejder udføre de aftalte ydelser.

§ 7. Levering

• • 7.1 Aftalte leverancer kan ikke aflyses eller afkortes af leverandøren.
  • 7.2 Hvis leverandørens medarbejder kommer mere end ½ time før eller efter det med borgeren aftalte tidspunkt, jf. 3.1. skal borgeren have besked dagen før og senest samme dag om morgenen.
  • 7.3 Hvis en aftalt leverance, jf. 3.1 falder på en helligdag eller anden officiel fridag, skal leverandøren senest 14 dage før træffe aftale om et alternativt besøg, med mindre der er tale om daglig hjælp, som skal leveres. Dette besøg skal tilbydes indenfor en tidsramme af 5 dage før eller 5 dage efter det oprindeligt planlagte besøg.
  • 7.4 Hvis leverancen til borgeren kun omfatter praktisk hjælp, skal den leverandøren tilstræbe at tilbyde borgeren en fast hjælper. Den faste hjælper skal tilstræbe at yde minimum 50 % af den samlede visiterede tid set over året.
  • 7.5 Ved den faste hjælpers sygdom, ferie eller andet fravær skal leverandøren tilstræbe, at afløsningen sker med en fast afløser eller som minimum fra en begrænset kreds af leverandørens samlede personale. Leverandøren skal altid give borgeren besked inden besøget, når den faste hjælper afløses af en anden.
  • 7.6 Hvis leverancen til borgeren omfatter både praktisk hjælp og personlig pleje og omsorg skal leverandøren tilstræbe færrest mulige hjælpere hos borgeren.

§ 8. Afregning

• • 8.1 Afregning mellem kommunen og leverandøren sker til de til enhver tid gældende timepris, der løbende ajourføres i ”fritvalgsdatabasen”. Der kan kun afregnes for ydelser som borgeren er visiteret til og for de ydelser der er leveret jf. 1.3 og 1.4. Afregning sker i henhold til disponerede ydelser og fremsendt faktura. De disponerede ydelser skal afspejle de leverede ydelser.
  • 8.2 Faktureringen sker månedsvis bagud med en betalingsfrist på 14 dage. Betalingsfristen gælder fra modtaget faktura i Kommunes regnskabssystem.
  • 8.3 Leverandørens faktura skal være opdelt, således at det entydigt fremgår, hvilke borgere der er leveret til, samt hvorvidt der er tale om praktisk bistand, personlig pleje i dagtimer eller personlig pleje på øvrige tidspunkter og en angivelse af den leverede tid hos borgeren, samt gældende timepriser, jf. fritvalgsdatabasen. Se visitationspraksis samt fælles sprog II for hvilke ydelser der tilhører henholdsvis personlig pleje og praktisk bistand.
  • 8.4 Udførelse af ekstra ydelser og hovedrengøring skal altid dokumenters i journalen og specificeres på faktura, hvordan ydelsen og tidsforbruget er anvendt på den enkelte borger.
  • 8.5 Kommunen kan til enhver tid kræve yderligere dokumentation for leverede ydelser med henblik på betaling af fakturaer.
  • 8.6 Leverandøren er forpligtet til at udføre egenkontrol af leverede ydelser, inden fakturaen fremsendes til Kommunen.

 § 9. Personale

• • 9.1 Leverandørens medarbejdere skal kunne legitimere sig overfor borgeren med billedlegitimation udstedt af leverandøren.
  • 9.2Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der ved ansættelse af personale på hjemmehjælpsområdet m.v. skal fremvises straffeattester. Leverandøren forpligtiger sig til at overholde retningslinjerne for indhentning af straffeattester, samt til at overholde fremtidige retningslinjer som Kommunalbestyrelsen måtte beslutte på området. Leverandøren skal løbende sikre, at medarbejdere med borgerkontakt har en ren straffeattest.
  • 9.3 De medarbejdere, der tilknyttes borgeren, skal i videst muligt omfang have gennemført en relevant uddannelse såsom Social- og Sundhedshjælperuddannelsen eller Social- og Sundhedsassistentuddannelsen. Leverandøren skal sikre, at der anvendes uddannet personale ved levering af ydelserne. Denne bestemmelse gælder udførelse af personlig pleje.
  • 9.4 Leverandørens arbejde i private hjem er underlagt lov om Arbejdsmiljø, bekendtgørelse nr. 184 af 22. marts 1995 med efterfølgende ændringer.
  • 9.5 Den kommunale leverandør varetager i øjeblikket en del af Frederiksberg Kommunes forpligtelser mht. uddannelse af elever. Forpligtelsen omfatter årligt uddannelse af 120 social- og sundhedshjælperelever samt 24 social- og sundhedsassistentelever. Hvert elevforløb er af ca. 4 måneders varighed, opdelt i forskellige praktikophold. Udgiften samt indtægten ved det enkelte elevforløb påhviler for nærværende den kommunale leverandør.
  • 9.6 Kontrahenten skal, efter nærmere aftale, kunne påtage sig en del af denne elevforpligtelse. Det betyder bl.a., at kontrahenten skal kunne godkendes som praktiksted, jf. retningslinjer fastsat af Fællesbestyrelsen for De Grundlæggende Social- og Sundhedsuddannelser i Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og Region Hovedstaden.
  • 9.7 Såfremt kommunen pålægger kontrahenten at overtage en del af elevforpligtelsen, skal dette varsles med 3 måneder. Der vil skulle optages særskilte forhandlinger om den praktiske tilrettelæggelse af kontrahentens elevforpligtelse, herunder de økonomiske konsekvenser.
  • 9.8 Leverandøren skal sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, der er gældende for den pågældende branche på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. dansk lovgivning og ILO konvention nr. 94.

§ 10. Klager

• • 10.1 Kommunen registrerer alle klager fra borgerne over hjemmehjælpen i Frederiksberg Kommune. Det sker som et led i kommunens løbende kvalitetskontrol samt tilsyn.
  • 10.2 Leverandøren har pligt til at oplyse kommunen om alle relevante forhold i forbindelse med behandling af klage.
  • 10.3 Såfremt kommunen giver borgeren medhold i klagen, skal de påklagede forhold bringes i orden uden ophør og uden yderligere beregning.

§ 11. Ændringer i aftalegrundlaget

• • 11.1 Grundlaget for denne kontrakt kan ændres som følge af nye lovkrav og ændret offentlig regulering. Ved ændringer af denne art, har både kommunen og leverandøren gensidigt ret til at genforhandle kontrakten med sigte på en nødvendig tilpasning, evt. opsigelse efter bestemmelserne herom.
  • 11.2 Kommunalbestyrelsen fastsætter standarderne for de hjemmehjælpsydelser, der omfattes af denne kontrakt. Frederiksberg Kommune har derfor ret til i kontraktens løbetid at ændre standarderne. Kommunen tilstræber, at eventuelle ændringer i standarderne varsles leverandøren med op til 3 måneder.
  • 11.3 Ændringerne, som beskrevet i 11.2, kan bl.a. omfatte omfanget af allerede kendte hjemmehjælpsydelser, indførelse af nye ydelser og ændring af de visitationskriterier, der lægges til grund, når borgerens behov for hjælp vurderes.

§ 12. Overdragelse

• • 12.1 Rettigheder og forpligtigelser efter denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages af leverandøren til underleverandører eller andre. Ligesom leverandørens fordringer på kommunen ikke på nogen måde kan overdrages til tredjemand uden dette er godkendt af kommunen.
  • 12.2 Leverandørens forpligtigelser kan i kontraktperioden ikke overlades til udførelse af underleverandører uden kommunens skriftlige samtykke.

§ 13. Offentliggørelse m.v.

• • 13.1 Denne kontrakt er offentlig tilgængelig i kraft af reglerne for valgfrihed, i henhold til Serviceloven.
  • 13.2 Dokumentation og anden opfølgning, der måtte opstå som følge af denne kontrakt, er fortroligt og må hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har indgået aftale herom. Ovenstående er dog undergivet aktindsigt efter lovgivningens almindelige regler.

§ 14. Tavshedspligt m.v.

• • 14.1 Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med under udførelse af denne kontrakts leverancer, jf. straffelovens § 152a, jf. § 152, jf. forvaltningslovens § 27, jf. bestemmelserne i retssikkerhedslovens § 43, stk. 2, og stk. 3.
  • 14.2 Tavshedspligten fortsætter efter aftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling.
  • 14.3 Leverandøren er ved opgavevaretagelsen, jf. retssikkerhedslovens § 43, stk. 2. omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven.
  • 14.4 Leverandøren forpligtiger sig endvidere til at overholde sikkerhedsforskrifter m.v. i forbindelse med behandling af personoplysninger, i henhold til Persondataloven.

§ 15. Erstatningsansvar, forsikring og garantistillelse

• • 15.1 Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler, herunder regler om arbejdsgiveransvar, for enhver person- og tingskade, som måtte opstå i forbindelse med arbejdets udførelse. Leverandøren er således direkte ansvarlig for skade, der påføres den enkelte borger, kommunen eller tredjemand.
  • 15.2 Leverandøren er forpligtiget til at tegne og opretholde i anerkendt forsikringsselskab, en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring i kontraktperioden med forsikringssummer for ting- og personskade på ikke mindre end kr. 5.000.000 pr. skadebegivenhed, uanset ting- eller personskade, idet leverandørens ansvar dog ikke kan begrænses hertil.
  • 15.3 Leverandøren har pligt til skriftligt at give sit forsikringsselskab meddelelse om, at ophør eller ændring af forsikringen skal meddeles kommunen omgående. Kopi af dette brev skal sendes til kommunen senest 3 uger fra kontrakts indgåelse.
  • 15.4 Leverandøren skal som sikkerhed for sine forpligtelser i henhold til kontrakten, overfor kommunen, stille en garanti fra anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab.
  • 15.5 Garantistillelsen skal fremsendes til Kommunen inden indgåelse af nærværende kontrakt.
  • 15.6 Garantien stilles som en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti. Garantien skal udgøre en grundsikkerhedsstillelse på DKK. 50.000. Kommunen kan kræve, at Leverandøren stiller en yderligere garanti afhængig af Leverandørens omsætning svarende til 3 måneders omsætning.
  • 15.7 Garantien kan korrigeres, såfremt der sker væsentlige ændringer i den samlede kontraktsum.
  • 15.8 Garantien henstår med det fulde beløb indtil 3 måneder efter kontraktens udløb, medmindre kommunen forinden har gjort krav gældende under garantien.
  • 15.9 Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med garantistillelsen.

§ 16. Force majeure

• • 16.1 I tilfælde af force majeure, herunder også strejke og lockout, som forhindrer arbejdets udførelse, bortfalder forpligtigelser i det omfang, og så længe force majeure virker.
  • 16.2 Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftligt meddelelse herom så snart force majeure kendes, medmindre force majeure i sig selv umuliggør denne meddelelse.
  • 16.3 Er force majeure isoleret i leverandørens virksomhed, kan kommunen kontrahere til egen eller anden side, så længe force majeure løber. Ved force majeure, der er forårsaget af strejke/lockout eller anden konflikt, er kommunen berettiget til efter 30 dages konflikt at hæve kontrakten. (Første konfliktdato er skæringsdato).

§ 17. Insolvens og konkurs

• • 17.1 Erklæres leverandøren konkurs, skal konkursboet inden for en frist af 5 arbejdsdage, regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret, give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde i kontrakten.
  • 17.2 Er leverandøren et aktie- eller anpartsselskab kan kommunen hæve kontrakten, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

§ 18. Misligholdelse

• • 18.1 Såfremt én af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab i henhold til dansk rets almindelige regler.
  • 18.2 I tilfælde af kontrakthavers misligholdelse af kontrakten, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og kontrakthaver skal samtidig underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at bringe misligholdelsen til ophør, og hvordan kontrakthaver vil sikre, at tilsvarende misligholdelser ikke indtræder i fremtiden.
  • 18.3 kommunen kan stille krav til hvorledes misligholdelsen skal bringes til ophør, og til hvordan tilsvarende misligholdelse fremover kan undgås.
  • 18.4 Ved væsentlig misligholdelse, kan kontrakten ophæves med øjeblikkelig virkning uden forudgående varsel. Ordregiver kan kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige regler.
  • Væsentlig misligholdelse omfatter bl.a. følgende situationer:
  • Gentagne misligholdelser
  • Manglende afhjælpning af mangler
  • Kontrakthavers udførelse af opgaver i henhold til kontrakten er behæftet med så mange og/eller alvorlige fejl eller mangler, at ordregiver med rimelighed må anse kontrakthaver for at være fagligt eller økonomisk er ude af stand til at udføre de i kontrakten omfattede opgaver eller dele heraf
  • 18.5 I forbindelse med ophævelse af kontrakten som følge af misligholdelse skal kontrakthaver erstatte ordregivers udgifter, således at ordregivers stilles som om kontrakten fortsat var gældende.

§ 19. Kvalitetskontrol og tilsyn

• • 19.1 Leverandøren er forpligtiget til at kunne dokumentere, at arbejdet er udført på grundlag af de i kontraktens og udbudsmaterialets fastsatte vilkår. Leverandøren skal kunne fremsende denne dokumentation til Visitationsenheden på forlangende.
  • 19.2 Kommunen kontrollerer løbende om leverandørens leverance overholder denne kontrakts betingelser.
  • 19.3 Leverandøren er forpligtiget til at stille alle de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at foretage kontrol og tilsyn af leverandørens løsning af opgaven. Gentagne – eller væsentlige afvigelser herfra, anses for en væsentlig misligholdelse jf. pkt. 18 i kontrakten.
  • 19.4 Kommunens udøvelse af kontrol og tilsyn vil ikke på nogen måde fritage leverandøren fra denne forpligtigelse.
  • 19.5 Kvalitetsvurderingen af ydelsen i borgernes hjem kan ske varslet og uvarslet. Vurderingen udføres af Visitationsenheden samt tilsynet og bygger på en faglig bedømmelse.
  • 19.6 Frederiksberg Kommune gennemfører løbende brugerundersøgelser blandt repræsentative udsnit af hjemmehjælpsmodtagere. Undersøgelsernes udformning og resultaterne af disse tilgår leverandøren og offentliggøres på Frederiksberg Kommunes hjemmeside.

§ 20. Tvistigheder

• • 20.1 Enhver tvist i anledning af denne kontrakt med tilhørende bilag, der ikke kan afklares i mindelighed skal afklares ved voldgift, jf. reglerne for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration).

§ 21. Møder

Der afholdes løbende møder mellem repræsentanter fra kommunen og leverandøren. Møderne indkaldes af Visitationsenheden. Møderne vil kun have kompetence til afgørelse af praktiske spørgsmål. Spørgsmål af principiel karakter vil eventuelt skulle forelægges politisk. I det omfang der på møderne sker en præcisering af forhold reguleret af kontrakten, vil disse fremgå af et beslutningsreferat.

§ 22. Andet

• • 22.1 Tilkøb af ydelser som måtte blive aftalt mellem borger og leverandør er kommunen uvedkommende og uden økonomiske forpligtigelser for kommunen.
  • 22.2 Leverandøren kan frit reklamere med sine ydelser, herunder henvise til godkendelsen i Frederiksberg Kommune. Kommunen forudsætter, at al markedsføring sker under iagttagelse af gældende regler og god skik for området i øvrigt.

§ 23. Kontraktens varighed

• • 23.1 Kontrakten løber fra og med den 1. oktober 2012. Begge parter har 3 måneders opsigelse til den 1. i en vilkårlig måned.

…………………………….                          ……………………………..

Frederiksberg Kommune                    Leverandøren

Sikkerhedsstillelse
Såfremt leverandøren i kontraktperioden opnår aftale med 50 brugere eller derover, skal leverandøren stille en uigenkaldelig anfordringsgaranti svarende til 5 % af den forventede årlige omsætning (ekskl. moms). Sikkerhedsstillelsen skal herefter tilpasses årligt. Realiserer kommunen sikkerhedsstillelsen, orienterer kommunen skriftligt leverandøren og sikkerhedsstilleren om baggrunden for, at garantien er gjort gældende og størrelsen af det hævede beløb. Sikkerhedsstillelsen skal indestå med det fulde beløb til tre måneder efter kontraktens udløb, og indtil eventuelle mangler er udbedret. Sikkerhedsstillelsen kan således tages i brug efter kontraktperiodens udløb.

Forsikringsforhold
Leverandøren skal have tegnet sædvanlig erhvervsansvarsforsikring samt lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Kommunen kan forlange dokumentation herfor.

Underleverandør
Leverandøren skal oplyse, om der anvendes underleverandør til den faktiske levering af ydelsen. I så fald forbliver alle forpligtelser overfor kommunen hos den godkendte leverandør, som er den ansvarlige for kontraktens overholdelse. Kommunen tager forbehold for godkendelse af eventuelle underleverandører.

Krav til arbejdets udførsel
Overordnet gælder, at leverandøren til enhver tid skal sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaverne, herunder god og effektiv brugerbetjening og brugerservice målrettet ældre og handicappede. Leverandøren skal råde over det fornødne beredskab til levering af de aftalte ydelser, også i ferie-, sygdomsperioder, pludselig opstået ændring i behovet for hjælp hos leverandørens brugere og andre belastende situationer, der kræver særlig medarbejderkapacitet. Kommunen kan kræve dokumentation herfor.

Leveringssikkerhed
I kvalitetsstandarderne er angivet hvilke rettigheder og pligter leverandøren og brugeren har i forbindelse med leverancesikkerhed. Leverandøren skal sikre, at ydelsen leveres i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så brugerne ikke mærker eventuelle problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren. Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser så som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende.

Handlepligt
Udover den tildelte hjælp skal leverandøren omgående yde hjælp til brugere, der eksempelvis er faldet, ramt af virus eller på anden måde akut syge, når leverandøren er på stedet. I sådanne tilfælde tilkaldes om nødvendigt hjemmesygeplejerske, læge eller andre relevante personer. Leverandøren er forpligtet til at have instrueret sine medarbejdere i at yde anden akut hjælp hos leverandørens brugere, eksempelvis hvis en bruger findes hjælpeløs. Har brugeren ikke meldt afbud, og ankommer leverandøren til en låst dør, skal grunden hertil undersøges for at sikre, at brugeren ikke ligger hjælpeløs. I yderste konsekvens har leverandøren pligt til at tilkalde en låsesmed for brugens regning for at sikre dette.

Generelt samarbejde
Leverandøren skal til enhver tid arbejde under hensyntagen til kommunens overordnede værdier og principper. Samarbejdets form og organisering er fastlagt til to årlige møder samt evt. ad hoc mødeaktivitet ved særlige behov. Deltagelse i disse møder indgår i den beregnede timepris og afregnes derfor ikke særskilt.

Kontaktperson
Leverandøren skal på en klar og letlæselig måde i samarbejdsbogen hos brugeren angive navnet på en kontaktperson og firmaets hovedtelefonnummer. Leverandøren skal derudover stille en kontaktperson med beslutningskompetence til rådighed for Kommunen for at sikre et hurtigt og smidigt samarbejde med kommunens myndighedsfunktion.

Samarbejdet med pårørende
Leverandøren skal respektere brugerens ønsker om inddragelse eller udelukkelse af brugerens pårørende.

Medarbejderforhold
Leverandøren skal erklære, at medarbejdere, der skal levere ydelser i henhold til en indgået kontrakt, har en anmærkningsfri straffeattest for så vidt angår berigelses- og voldskriminalitet. Der henvises til bestemmelserne om privat straffeattest. Leverandøren sørger for, at medarbejderen til enhver tid kan legitimere sig ved hjælp af behørigt ID-bevis. Ved medarbejderens eventuelle fratræden, skal lD-beviset afleveres til leverandøren og destrueres. Leverandørens medarbejdere skal for at undgå misforståelser i mødet med brugeren kunne kommunikere på forståeligt dansk. Kommunikationen skal desuden foregå, så det er muligt at opfylde dokumentations- og observationspligten. 

Den ansatte skal under arbejdet være iført en hensigtsmæssig arbejdsdragt og skal medbringe skiftesko, når vejret kræver det. Den ansatte skal være renlig med sin person og sit arbejde. Hvis den ansatte varetager økonomiske forhold for hjemmet, skal der aflægges nøjagtigt regnskab for de betroede midler. Leverandøren og dennes ansatte må ikke modtage arv og gaver fra brugere, de yder hjælp til i forbindelse med udførelse af deres hverv. Der må ikke lånes penge af brugere eller til brugere. Handel med personlige effekter mellem brugere og den ansatte må ikke finde sted. Leverandøren og dennes ansatte må ikke belaste brugeren med egne problemer.

Forvaltningsretlige krav til leverandører
Det følger af Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område § 43, stk. 2, at leverandører af personlig og praktisk hjælp m.v. er omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven i forhold til den opgave, der udføres.

Tavshedspligt
Leverandøren og dennes ansatte har tavshedspligt med hensyn til forhold omhandlende den enkelte bruger, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse i sagens natur er påkrævet jr. Forvaltningsloven § 27. Tavshedspligt indebærer forbud mod uberettiget videregivelse af fortrolige oplysninger. Fortrolige oplysninger må ikke videregives til andre forvaltningsmyndigheder uden borgerens samtykke, med mindre særlige forhold gør sig gældende, jfr. Forvaltningsloven §§ 28 – 31. Alle leverandørens ansatte og eventuelle underleverandørers ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedspligtserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt, jf. forvaltningslovs § 27 og borgerlig straffelovs § 152. Tavshedspligten er fortsat gældende efter kontraktens ophør.

Sikring af personoplysninger
I det omfang leverandøren foretager elektronisk behandling af personoplysninger om brugerne, eller behandler personoplysninger oprettet i et manuelt register, skal der ske overholdelse af reglerne i Lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven). Opmærksomheden henledes særligt på den begrænsede adgang til at videregive personoplysninger, brugerens indsigtsret m.m., samt sikkerhedsforanstaltninger til sikring af personoplysninger, der behandles elektronisk.

Samarbejdsbog
Kommunen sikrer, at der hos hver bruger af personlig og/eller praktisk hjælp er oprettet en samarbejdsbog. Denne bruges til kommunikation mellem brugeren, pårørende og medarbejdere hos leverandørerne.  Leverandøren er forpligtet til at videreføre samarbejdsbogen, idet samarbejdsbogen skal indeholde notater om alle væsentlige oplysninger, observationer og aftaler i forhold til brugerne. 

Reklamationer og klagesager
Leverandøren skal anvende et formaliseret system for reklamationer og klagesager. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås.

Statistik
Leverandøren skal være indstillet på at levere statistik til kommunen, som kommunen af lov eller indberetningspligtige årsager er forpligtet til at levere.

Løbende kontrol og brugerundersøgelser
Leverandøren skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol, bl.a. ved registrering af klagesager, brugerundersøgelser, gennemgang af journaloplysninger, stikprøvekontrol og revurderinger mv. Kommunen gennemfører brugertilfredsundersøgelser i forbindelse med revisitationer og forbeholder sig ret til at gennemføre spørgeskemaundersøgelser. Resultaterne fra disse undersøgelser vil blive offentliggjort.

Levering af praktisk og personlig hjælp

Alle aftalte ydelser på praktisk og personlig hjælp skal overholde de af kommunen fastsatte kvalitetsstandarder. En godkendt leverandør skal kunne levere ydelser i form af praktisk hjælp til en ny bruger indenfor 14 dage. Ved personlig hjælp skal kunne leveres ydelser indenfor 7 dage. Ved akut behov, skal ydelsen kunne leveres straks. En godkendt leverandør skal acceptere alle brugere, der vælger den pågældende leverandør. Leverandøren er forpligtet til at indgå aftale med brugeren om tidspunktet for ydelsens levering.

Akut visitering af personlig hjælp
Leverandører af personlig hjælp skal have en vagthavende medarbejder/sygeplejerske, der er tilstede/kan kontaktes i alle døgnets 24 timer. Leverandøren skal ved henvendelse uden for tidsrummet kl. 08.00-15.00 samt i weekender/helligdage kunne iværksætte akutte foranstaltninger som følge af akutte ændringer hos brugeren. Leverandøren kontakter kommunens myndighedsafdeling førstkommende hverdag, hvorefter den formelle visitation kan finde sted.

Krav til arbejdets tilrettelæggelse
Leverandøren skal tilstræbe, at det i videst muligt omfang er den samme hjælper, der udfører den aftalte hjælp hver gang hos brugeren. Leverandøren skal oprette faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i brugerens tilstand og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp, registres og videregives til kommunens visitatorer. Leverandøren skal organisere hjælpen således, at brugere af personlig hjælp og/eller praktisk hjælp, der skal til undersøgelse, behandling eller lignende på sygehus, hos egne læge eller hos speciallæge mv. er klar til afhentning/modtagelse i hjemmet på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet aftales mellem brugeren og leverandøren.

Leveringstid og telefontid
Leveringstidspunktet for den praktiske hjælp aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen, men leverandøren er udelukkende forpligtet til at levere praktisk hjælp i tidsrummet hverdage mellem kl. 06.00 – 17.00. Leverandører skal kunne træffes telefonisk kl. 08.00 – 15.00 mandag til fredag. Tidspunktet for levering af personlig hjælp aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at kunne levere personlig hjælp 24 timer i døgnet alle ugens dage. Leverandører skal kunne træffes telefonisk af brugeren og kommunen 24 timer i døgnet alle ugens dage.

Erstatningshjælp
Hvis brugeren aflyser hjælpen senest dagen inden leveringen, så kan leverandøren aftale et andet leveringstidspunkt med brugeren. Bliver et besøg ændret eller forsinket i mere end en ½ time, skal brugeren have besked derom. Har brugeren ikke meldt afbud, og ankommer leverandøren til en låst dør, skal grunden hertil undersøges for at sikre, at brugeren ikke ligger hjælpeløs. I yderste konsekvens har leverandøren pligt til at tilkalde en låsesmed for brugens regning for at sikre dette. Ud over den aftalte hjælp, skal leverandøren på stedet og omgående yde hjælp til brugere, der eksempelvis er faldet, ramt af virus eller på anden måde er akut syge. I sådanne tilfælde tilkaldes hjemmesygeplejerske, læge eller anden relevant person.

For så vidt angår den praktiske hjælp, skal leverandøren – i de tilfælde, hvor det på grund af særlige forhold ikke har været muligt at levere hjælpen i overensstemmelse med den indgående aftale: Senest 5 hverdage levere erstatningshjælp i forhold til rengøringsydelser. Senest 2 hverdage levere erstatningshjælp i forhold til hjælp til indkøb – med mindre brugeren tilkendegiver et andet ønske. Eventuelle forsinkelser eller andre afvigelser skal registreres og meddeles kommunen. Såfremt leverandøren ikke kan yde erstatningshjælpen, er kommunen ansvarlig for, at der leveres erstatningshjælp. Kommunens omkostninger hertil dækkes af leverandøren.

For så vidt angår ydelser inden for personlig hjælp, må der ikke forekomme aflysninger fra leverandørens side. Hvis plejeydelserne undtagelsesvis ikke kan leveres på det aftalte tidspunkt, skal erstatningshjælp ydes samme dag – med mindre brugeren klart tilkendegiver et andet ønske. Flytning af tidspunktet for ugentligt bad kan forekomme. Der skal samme dag tilbydes en ny dato og tidspunkt, og den udsatte ydelse skal tildeles inden 2 hverdage. Eventuelle forsinkelser eller andre afvigelser skal registreres og meddeles kommunen, Myndighedsafdelingen. Såfremt leverandøren ikke kan yde erstatningshjælpen, er kommunen ansvarlig for, at der leveres erstatningshjælp. Kommunens omkostninger hertil dækkes af leverandøren.